Ко мне обратилась Юлия, помощник руководителя финансовой дирекции «Райффайзенбанка». Ей нужно было провести ежегодный летний тимбилдинг для сотрудников банка на открытой площадке в Москве.

Эти три условия стали настоящим вызовом для меня и моей команды. Вызовом, который в итоге обернулся триумфальной победой и признанием коллег.

Во время разговора с Юлией я узнал ключевые пожелания банка.

Объединить четыре формата. Опрос показал, что у сотрудников банка любимые форматы — творческие и кулинарные тимбилдинги, а также конструирование. А у руководителей отделов и эйчаров — бизнес тренинги и мероприятия по проработке бизнес задач.

Придумать что-то новое и необычное. Мы уже несколько лет сотрудничали с «Райффайзенбанком» и провели для них почти все свои программы. Поэтому в этот раз нужно провести тимбилдинг в формате, которого ещё не было на рынке. При этом, чтобы мероприятие не просто решало задачи банка, но развлекало и запомнилось.

Бюджет тимбилдинга — не должен превышать 800 000 ₽.

Четыре разных формата на 350 человек не укладывались в 800 тысяч рублей.

Я подсчитал, что тимбилдинг шёл бы 5—8 часов — это долго.

Сложно удерживать внимание и интерес участников в течение этого времени.

Я начал думать. Решений для тимбилдингов было много, но они выходили за бюджет, не учитывали интересы всех участников и не были новыми.

Идеальный вариант — это совместить в одной программе конструирование, творчество, кулинарию, бизнес-игру или тренинг. Только так можно удовлетворить ожидания всех участников. Но тогда мы проседали по трём пунктам:

Мозговой штурм не помог. Но зато я придумал неожиданное решение: ФЕСТИВАЛЬ ФУДТРАКОВ! И почему до сих пор никто не перенёс эту идею на тимбилдинг?
А ведь стоило.

Раз, фестивали фудтраков постоянно проходят в Америке и Европе. Два, эти фестивали славятся вкусной разнообразной едой со всех стран мира, классной музыкой и лёгкой непринужденной атмосферой. Но главное, формат фудтраков попадал во все запросы клиента:
— построить фудтрак — это КОНСТРУИРОВАНИЕ
— оформить и раскрасить фудтрак — это ТВОРЧЕСТВО
— самим приготовить еду — это КУЛИНАРИЯ
— рекламировать и продавать блюда на фестивале — это БИЗНЕС-ИГРА

На встрече с коллегами я озвучил идею про фестиваль. Она так понравилась всем,
что другие варианты мы больше не обсуждали.

Решение есть, осталось проработать игровые механики с учётом задач клиента, рассчитать бюджет, нарисовать схемы фудтраков, подобрать исполнителей и ещё десятки задач.

Для новой программы нужно учесть каждую деталь, чтобы всё прошло хорошо,
а участники остались довольны. Вот как мы решили некоторые задачи:

Как вовлечь каждого участника в общий процесс

Командам нужно строить, дизайнить, готовить, продумывать маркетинг
и продавать. Благодаря такому разнообразию удалось вовлечь всех участников в игру.

Хочешь строить — строй, умеешь рисовать — рисуй и оформляй фудтрак, не нравится работать руками — работай головой, продумывай ценообразование, стратегию бизнеса. Каждый человек мог принести пользу своей команде, используя свои сильные стороны и умения.

Как придумать блюда для людей без кулинарных навыков

Все любят вкусно поесть, но не все любят и умеют готовить, и не каждый готов учиться готовить. Поэтому мы придумали простые рецепты уличных блюд, которые приготовит даже новичок.

А чтобы не возникало вопросов, раздали командам технологические карты и фотографии блюд, выдали нужный набор продуктов. Также участникам подсказывали повара и инструкторы.

Как обеспечить санитарно-гигиенические условия хранения и использования продуктов

Продукты закупили в день мероприятия. У каждого продукта есть сертификат качества и соответствия. Чтобы ничего не испортилось в жаркий день, мы не брали быстропортящиеся продукты, типа свежей рыбы или грибов.

Дополнительно менеджеры проверили свежесть и сроки годности. Овощи и фрукты тщательно помыли перед тем как выдать участникам. Все работали с продуктами строго в перчатках.

Как продумать продажи и покупки готовых блюд

Мы ввели игровую валюту — это стандартная практика для бизнес-игр. Так участникам фестиваля не пришлось тратить личные деньги.
Чтобы заработать первый «капитал», команда строит фудтрак. За него мы платим 25 000 ₽. А чтобы участники строили круто, а не хорошо, мы дополнительно платим 3000 ₽ за самый креативный и яркий фудтрак по итогам голосования.

Деньгами можно распоряжаться как угодно: тратить на еду, рекламу, покупать услуги у коллег. Пусть деньги не настоящие, но рыночные отношения между участниками и организаторами — реальные.

Как удерживать вовлечённость команд

У каждой команды свой инструктор. Они помогают по техническим вопросам, подсказывают, как оформить фудтраки, следят за их функциональностью и за техникой безопасности.

Инструкторы легко ориентируются во всём реквизите, инструментах и материалах. Это наши люди, которые умеют работать с людьми и командами и уже помогали нам в других программах.

Когда мы продумали все мелочи, отправили клиенту предложение, смету и презентацию. Руководству понравилась идея, а значит осталось назначить дату и провести фестиваль в лучшем виде. Дату проведения назначили на 26 августа, а значит у нас было три месяца на подготовку.

Для масштабного фестиваля нужно много места. Мы выбрали площадку Apple Hill на Крылатских Холмах: большая лужайка, вокруг природа, гигантский шатер для вечерней программы.

В фестивале участвовало 350 человек. Получилось 20 команд по 17—18 человек в команде.

Чтобы никто не заскучал и попробовал себя в разных ролях, мы делили каждую команду на две смены: пока одна готовила и продавала блюда, другая гуляла на фестивале и тратила деньги — затем они менялись ролями.

Чтобы команды могли построить базовый вариант фудтрака, мы выдали им схемы с размерами деталей, картинками готового фудтрака и референсами по оформлению и дизайну.

При этом мы никого не ограничивали инструкциями, а, наоборот, поощряли, когда участники строили нечто уникальное, а не шаблонное. Главное, чтобы фудтрак передвигался по земле на колёсах, а внутри можно было приготовить еду.

Каждая команда креативно оформляла фудтрак в зависимости от выбранной кухни: греческая, еврейская, американская, мексиканская и от блюд: бургеры, фалафель, панкейки, хот-доги.

Каждая команда не только строила фудтраки и готовила блюда, но и занималась ценообразованием, анализировала цены и маркетинговые кампании конкурентов, привлекала покупателей рекламой и другими инструментами.

Участники превзошли все наши ожидания по вовлечённости и желанию помочь своей команде заработать как можно больше игровых денег:

1. Один участник предлагал услуги повара другим командам.
2. Другой за деньги выкрикивал рекламные акции и слоганы других команд.
3. Девушка надела на себя картонный рекламный плакат, чтобы завлекать клиентов.
4. Одна команда принесла мягкую мебель, чтобы создать летнее кафе вокруг фудтрака.

После фестиваля мы подсчитали прибыль каждой команды и объявили результаты. Победителем фестиваля стала команда «Шалом», которая готовила фалафель.

Формат и программа тимбилдинга понравились и участникам, и нашим заказчикам. Это стало понятно ещё во время фестиваля.

Участники подходили к нам, благодарили и признавались, что это лучший тимбилдинг, в котором они участвовали.

Нам удалась заинтересовать каждого участника и «вшить» задачи клиента в тимбилдинг в лёгкой игровой форме.