Как выбрать ивент-агентство: критерии, чек-лист и цены рынка

Агентство полного цикла берёт событие целиком: концепция, площадка, программа, техника, кейтеринг, транспорт, полиграфия, ведущий, фотограф. Заказчик держит один договор и одного менеджера. Цена выше на 10-20 процентов, чем сумма прямых подрядчиков, но эти проценты и есть плата за то, что при накладке отвечает один человек.

Узкопрофильная студия делает что-то одно и делает лучше всех: только квесты, только гонки, только кулинарные мастер-классы. Берите, когда формат уже выбран и нужен именно он. Всё остальное вокруг программы придётся собирать самому.

Частный организатор дешевле на 20-40 процентов, потому что у него нет офиса и штата. Подходит для события на 20-50 человек. На 200 гостях один человек физически не закрывает площадку, регистрацию, техников и подрядчиков одновременно.

Площадка со своим менеджером удобна, когда событие сводится к банкету: зал, еда, минимальная техника. Программу, активности и сценарий площадка обычно не делает, а если делает, то по остаточному принципу.

1. Кейсы вашего масштаба и вашей отрасли. Спросите не портфолио вообще, а три события с числом гостей, близким к вашему, за последние 2 года. Событие на 50 человек и на 500 устроены по-разному: на 500 нужны вторая сцена звука, регистрация потоками и план эвакуации.

2. Кто именно поедет на площадку. Продаёт часто один человек, а работает другой. Попросите назвать проект-менеджера вашего события и дать 1-2 его прошлых проекта. У агентства со штатом ответ занимает минуту.

3. Своя техника и реквизит или аренда. Собственный склад означает, что декорации не отменят за 3 дня. Аренда не порок, но тогда спросите, кто подрядчик и что будет, если он подведёт.

4. Смета построчно, а не одной цифрой. Нормальная смета показывает, сколько стоит площадка, сколько программа, сколько техника, сколько люди. Одна цифра «мероприятие под ключ 1 200 000 ₽» не позволяет ни сравнить, ни сократить.

5. Договор с составом услуг и сроками. В договоре должны быть перечень работ, даты, порядок замены подрядчика и условия возврата предоплаты при переносе. Устная договорённость о том, что «фотограф само собой входит», не считается.

6. Опыт на конкретной площадке. Агентство, которое уже работало в вашем загородном отеле, знает про длину кабеля, ограничение по звуку после 22:00 и глубину въезда фуры. Это экономит день монтажа.

7. Скорость и предметность ответа. Первый ответ на запрос в течение рабочего дня и вопросы по существу вместо презентации на 60 слайдов, показывают, как с агентством будет работаться дальше.

Про опыт: сколько похожих событий вы сделали за последние 2 года, кто был заказчиком, можно ли позвонить одному из них.

Про людей: кто ведёт мой проект, сколько человек будет на площадке в день события, кто отвечает, если менеджер заболеет.

Про деньги: что входит в смету, а что оплачивается отдельно, каков порядок оплаты, что происходит с предоплатой при переносе даты.

Про риски: что будет при дожде, есть ли запасная площадка, застрахована ли ответственность, кто платит за испорченный реквизит.

Про результат: что я получу после события, входит ли фото и видео, в какой срок и в каком виде передаются материалы.

Юрлицо и возраст. ИНН с сайта пробивается в открытых реестрах за минуту: год регистрации, обороты, судебные дела. Компания моложе 2 лет не приговор, но с ней предоплату лучше дробить.

Портфолио с именами. Кейсы без названия клиента и без числа гостей проверить нельзя. Ищите фотографии с фирменной навигацией и брендированием: их не собрать из стоков.

Отзывы вне сайта агентства. Карты, отраслевые каталоги, соцсети. На своём сайте все отзывы прекрасны, ценность имеют внешние площадки.

Награды отрасли. В ивент-индустрии есть профессиональные премии: BEMA, Событие года, отраслевые рейтинги. Награда не гарантия, но она означает, что работу агентства смотрели коллеги по цеху.

Площадка занимает от четверти до половины бюджета выездного события. За городом добавляются проживание и трансфер, в городе аренда зала и парковка.

Программа считается от участника. Командные программы в Москве и области идут от 2 500 ₽ до 5 100 ₽ на человека, в зависимости от сложности реквизита и числа кураторов на площадке.

Техника и оформление: звук, свет, экран, сцена, навигация, брендирование. На событии в 200 человек это редко меньше 150 000 ₽.

Люди: ведущий, артисты, фотограф, кураторы, техники, координаторы. Эта строка растёт быстрее остальных при увеличении числа гостей.

Гонорар агентства прозрачные подрядчики показывают отдельной строкой. Если строки нет, гонорар всё равно есть, он просто зашит в цены остальных позиций.

Смета одной строкой без расшифровки. Сравнить такое предложение с другим невозможно, а сократить бюджет потом не получится.

Полная предоплата за месяц до события. Рыночная практика: часть при подписании, часть за несколько дней до события, остаток по факту.

Кейсы без имён и цифр. «Провели корпоратив для крупной компании» проверить нельзя.

Нет письменного плана дня. Тайминг с точностью до 15 минут появляется у нормального подрядчика за неделю до события, а не в день монтажа.

Отказ показать площадку заранее. Выезд на осмотр обычная часть работы. Нежелание ехать говорит либо о загрузке, либо о том, что площадка чужая и незнакомая.

Перечень работ приложением. Не «организация мероприятия», а список: площадка такая-то, программа такая-то, техника в таком составе, столько-то кураторов.

Дата, время и адрес с указанием, кто отвечает за доступ на площадку и монтажное окно.

Порядок оплаты с привязкой траншей к этапам, а не к календарю.

Условия переноса и отмены. Что удерживается при переносе за месяц, за неделю, за сутки. Эти цифры лучше увидеть заранее, чем узнать в момент, когда переносить приходится.

Ответственность за подрядчиков. Формулировка о том, что агентство отвечает за привлечённых им исполнителей, снимает будущий спор о том, чей именно фотограф не приехал.

Передача материалов. Срок и формат передачи фото и видео, право компании использовать их в своих каналах.

Ивент-агентство собирает событие: площадку, кейтеринг, сцену, артистов, логистику. Его компетенция это производство и координация.

Тимбилдинг-агентство отвечает за содержание: какая задача у команды, как распределены роли, что участники поймут про себя к финалу. Здесь важны сценарий, методика и кураторы, а не размер сцены.

На практике агентства совмещают обе роли, и вопрос в том, какая из них у подрядчика сильнее. Если задача корпоратива в том, чтобы команда поработала вместе, а не просто поужинала, содержательная часть весит больше.

Проверить просто: попросите описать, что именно будет происходить в течение 2 часов активной части и какой результат останется у команды. Ответ покажет, есть ли за форматом методика.

Мы делаем и производство события, и содержательную часть. Собственный склад реквизита, штат кураторов и своя команда на площадке: на события до 3 000 участников подрядчиков со стороны привлекаем точечно, а не собираем из них программу целиком.

Смета всегда построчная, программа считается от участника, стартовые цены собственных форматов начинаются от 2 500 ₽ на человека. Первый вариант концепции со сметой присылаем в течение рабочего дня.

Мы не единственный вариант на рынке и не претендуем на это. Задача этой страницы в том, чтобы у вас были критерии, по которым можно сравнить любого подрядчика, включая нас.